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ETC/Job 지식

회사에서 메일 쓰기 꿀팁 (신입직원 필독)

by 코딩의성지 2021. 6. 2.

회사를 다닌지 4년이 다 되어가지만.. 아직도 나는 메일을 주고받는게 어렵다.

 

그래도 시간이 지나고 하다 보니 어떻게 써야 될지 정도는 이제 알듯 하다.

 

내가 몇년 간 일을하면 서꼈던 메일 작성 꿀팁을 여러분 들에게 알려드리도록 하겠다.

 

(영상으로 보기)

https://www.youtube.com/watch?v=lmcHsRXCMWU 

 

1. 중복 내용을 제거하자

 

먼저 첫번째로 말씀드리고 싶은게 중복된 내용을 제거하는 것이다.

이게 참 당연한 말인데도 잘 지켜지지 않을 때가 있다.

 

메일 내용을 작성할 때, 표나 리스트를 종종 이용하곤 하는데 많은 내용이 텍스트로 작성되는 내용과 표와 리스트에 나오는 내용이 중복되어 나온다. 이렇게 작성된 메일은 내용이 길어지고, 복잡해지게 만든다.

텍스트로 표현할 내용은 핵심적인 내용만 담고, 수치나 기술적인 내용, 전문 용어들은 표나 리스트에 작성하도록 하여 최대한 중복 없이 메일을 작성하도록 하자.

 

2. 한눈에 들어오도록 작성하자

 

이것도 최근에 깨달은 진리 중 하나다. 작성되는 메일은 한눈에 들어와야한다. 메일을 너무 길게 쓰면 스크롤이 생기는데 그러면 받는 사람이 스크롤을 내려야하는 경우가 발생하고, 심지어 해당 내용을 못읽고 넘겨 버리는 경우도 있다.

 

메일 작성 시, 내용이 스크롤 없이 한 페이지에 들어오도록 작성을 하고, 만약 부득이하게 길어진다면 핵심 내용은 한눈에 보이도록 메일을 작성하자. 그래야 나중에 "나는 그런 내용 전달받은적 없는데?" 라는 말을 안들을 수 있다.

 

3. 참조엔 상급자를 넣자

 

이 역시 정말 중요한 내용이다. 보통 메일을 주고받고 일을 처리하고하는게 실무자이긴 한데 받는 사람에 실무자를 넣어서 보내는 건 당연하고 , 하나 더 해주면 좋은게 참조에 상급자를 넣는 센스를 발휘해주자.

 

상대팀 실무자의 상급자(팀장) 뿐만아니라 본인의 팀의 상급자(팀장) 역시 참조해서 넣어주자. 내가 무슨일을 진행하는지 , 어떤 협의를 진행하는지 알리기 위함이고 또 이런 팀장이 참조된 메일을 받아본 사람은 알겠지만 왠지 모를 압박감(?)으로 더 정확하고 신속하게 업무 협조를 해주기도 한다. 

 

참조는 기본이다. 꼭 넣자.

 

이렇게 3가지만 잘 생각해서 메일을 작성하면 훨씬 깔끔하고 효율적으로 메일을 작성할 수 있을 것이다. 잘이용해 보자.

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