[Job 지식] 제안 프로세스 이해하기

3년 넘게 개발을 해오다 .. 이번에 TA(Technical Architecture)로 업무가 변경됐다.

 

항상 개발만 해오던 저로써는, 굉장히 막막하고 어려운 일인듯 하다..

(다음에 기회가 되면 TA가 무엇이고 어떤 업무를 하는지 등을 정리한 포스팅도 해보겠다..)

 

빠르게 업무에 녹아들기 위해.. 오늘부터 업무 중간 중간에 들은 생소한 개념이나 내용을 하나씩 정리해보려한다.

 

오늘 특정 부서와 노후화된 시스템 재구축 건으로 회의를 했다. 여기서 RFP 라는 용어가 나와 이것저것 뒤적거리며 공부를 하다가 이 용어가 제안 프로세스를 정확하게 이해를 해야 알 수 있는 용어라는 것을 알 수 있었다.

 

1.프로젝트 수주를 위한 제안 프로세스

보통 IT 관련된 프로젝트를 진행하면 모든 작업을 보통 자체적으로 하진 않는다. (물론 우수한 기술 경쟁력을 가진 회사라면 자체 인력으로 진행할 것이다.) 그래서 특정한 기능을 타 회사의 솔루션으로 대체하거나 프로젝트 자체를 타 회사에 의뢰하기도 한다. 이럴때 이런 프로젝트 수주를 위한 일련의 과정이 있다. 아래 내용은 프로젝트 수주를 위한 제안 프로세스를 간략하게 그려본 것이다. 참고 부탁드린다.

 

프로세스에서는 크게 발주자와 수주자의 역할이 나온다. 

 

발주자는 프로젝트를 입한하기 위해 자사의 비지니스 프로세스를 개선하거나 새로운 규칙이나 절차 도입여부를 검토하여 문제를 도출해 내야한다. 또한 문제를 해결하기 위해 방안 수립을 하여야 하고 이를 위한 관련 정보를 수집해야한다. 그리고 가장 수주자(공급자)를 선정해야한다. 문제해결에 적절한 사업자를 선정하기 위해 제안요청서(RFP) 를 작성 해야한다.

 

수주자(공급자)의 경우 발주자가 요구하는 사양의 적절한 용역이나 물품을 공급하기 위해 최적의 비용으로 최대의 솔루션을 공급하기 위한 방안을 수립해 제안서(대안서)를 제출해야 한다.

 

2.RFI(Request For Information)

 

RFI의 정의

발주자가 RFP(제안요청서) 를 작성하기 이전에 프로젝트의 계획 및 수행에 필요한 정보를 수집하기 위해 몇몇의 공급업체에 요청하는 정보요청서를 의미한다

 

RFI의 목적

-RFI를 토대로 RFP를 작성

-후보 수주업체 1차적으로 선정

-각종 기술에 대한 이해도를 높임

 

RFI 작성 내용

- 사업 개용 : 사업명, 추진 배경 및 목적, 사업범위, RFI 제출요령 등

- 발주 업체 정보 : 일반현황(사업목표/ 추진방향 등), 정보시스템 현황,  개선사항 등

- 주요 요구 사항 : 비지니스 및 기술적 요구사항 , 구현 , 교육, 프로젝트 관리 등

 

RFI 작성 시 고려해야할 것

- RFI의 목적은 데이터 수집과 내부학습에 있음, 따라서 형식이 따로 있지는 않다. 발주자의 필요사항을 반영하는게 중요

- 정보요청서를 보낼 공급업체는 3~5개 정도가 적당.

 

3.RFP(Request For Proposal)

 

RFP의 정의

발주자가 자사의 정보시스템을 구축하기 위해 필요한 요구사항을 체계적으로 정리하여 공식적으로 업체에 제안하는 문서

 

RFP의 목적

공급업체가 작성한 제안서 평가를 통해 고객이 원하는 서비스나 시스템을 얻기 위함

 

RFP의 역할

- 사업 범위 및 목적 확인 : 사업에 대한 요구사항을 프로젝트 전 명확하게 정의함

- 명확한 요구사항 전달 : 적절한 지침, 방향, 정보를 제공

- 사업목적의 추적성 역할 : 제안서 평가를 통해 향후 사업 전체에 대한 사업평가의 기준선 제공

- 프로젝트 전 단계에 대한 요구사항 제시 : 사업기획 단계부터 제안, 입찰, 계약, 수행, 유지보수 전 단계에서 요구사항 제시 역할

 

RFP 작성 내용

- 사업 개요 : 제안 배경, 추진 목적 등

- 제안 프로젝트 일정 : 제안서 제출 마감 및 업체선정 발표 일정, 개략적 프로젝트 추진 일정

- 정보 요구 내역 : 서비스 제공자 명, 조직 및 인력 구조, 관련 분야 추진 내역, 보유기술 내역 등

- 기술적 환경 정의 : 현재 기술 현황(HW/SW/NW), 시스템 아키텍처(AS-IS /TO-BE 모델)

- 제안서 관련 요구 사항 : 제안 목차, 공급 업체의 핵심 인력 및 참고자료, 제안 형식 및 제출 부수, 제안서 제출 장소, 질의 문의처 및 각종 기준 선정 등

 

RFP작성 시 고려해야 할 것

- 제안자의 창의적인 제안서 유도 : 최소한의 템플릿, 목차와 전체 분량정도만 제시해 줌

- 분야별 작성자 참여 및 검증 : 재무, 벌률, 기술, 업무 분야 작성자 별도 선정 및 참여, 최종 검증

- 사전 사업 수행시의 문제점 및 이슈사항에 대한 기술적 요구 : 핵심 평가 기준을 활용

- RFP 작성 시 제안서 평가에 대한 기본 원칙 및 평가항목 선정 : 투명성 및 공정성 확보